Política de confidencialidad y tratamiento de datos personales.

1. ACEPTACIÓN DE ESTA POLÍTICA

IMPORTANTE: El uso de cualquier módulo del Software NAVA, independientemente del canal de acceso
(aplicación web, app móvil, Google Play Store o canal de WhatsApp), implica la lectura,
comprensión y aceptación plena de esta Política y así mismo la debida autorización de los datos
personales. Si el Usuario no acepta los términos, debe abstenerse de utilizar el software.

2. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Política Integrada de Confidencialidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante,
la “Política”) tiene por objeto establecer las reglas, compromisos y responsabilidades de
LOGYKOS S.A.S. y de todos los usuarios del Software NAVA, en relación con:

  • El tratamiento de los datos personales recolectados a través de los distintos módulos y canales de la plataforma, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
  • La confidencialidad de la información técnica, operativa y comercial generada o consultada en el sistema.

Esta Política aplica a todos los actores que interactúan con el Software NAVA:

  • El Cliente: empresa que contrata los servicios de LOGYKOS y administra la plataforma.
  • El Administrador del Cliente: funcionario que configura la plataforma y sube datos de terceros.
  • El Funcionario del Cliente: empleado que accede a NAVA para consultar información de trabajadores, contratistas, proveedores o visitantes.
  • El Contratista / Proveedor: tercero cuyos datos son gestionados dentro de NAVA.
  • El Visitante: persona natural registrada en el módulo de Visitantes.
  • El Trabajador del Cliente (NAVA Skills): empleado que recibe y realiza capacitaciones a través de WhatsApp.

3. DEFINICIONES

Para efectos de esta Política, los siguientes términos tendrán el significado indicado:

Término Definición
Software NAVA Plataforma tecnológica desarrollada por LOGYKOS S.A.S. para la gestión de contratistas, proveedores, visitantes y capacitaciones de empresas clientes.
NAVA Skills Módulo de capacitaciones del Software NAVA, accesible a través de WhatsApp, mediante el cual los trabajadores del Cliente realizan cursos y evaluaciones asignados por su empleador.
Canal WhatsApp Interfaz de acceso a los módulos de control de acceso y NAVA Skills, habilitada a través de WhatsApp, operada por Meta Platforms Inc.
Titular Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Responsable del Tratamiento LOGYKOS S.A.S., quien decide sobre la finalidad, el contenido y el uso de los datos personales tratados en NAVA.
Encargado del Tratamiento El Cliente o terceros que realizan tratamiento de datos por instrucción del Responsable.
Dato Sensible Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
Información Confidencial Toda información técnica, comercial, operativa o personal que deba tratarse con reserva.
AWS Amazon Web Services, proveedor de infraestructura en la nube donde se alojan los servidores del Software NAVA.
Autenticación NAVA Proceso mediante el cual el trabajador del Cliente ingresa su número de cédula en WhatsApp para acceder a los servicios habilitados.

4. MÓDULOS, CANALES DE ACCESO Y DATOS PERSONALES TRATADOS

El Software NAVA opera a través de diferentes módulos y canales, cada uno con sus propios titulares y tipos de datos tratados.

Módulo Canal de acceso Titulares Datos tratados
Gestión de Contratistas, Proveedores y Visitantes App web / App móvil (Play Store) Contratistas, proveedores y sus representantes Nombre, cédula, teléfono, correo, documentos de cumplimiento,
certificados, pólizas, exámenes médicos, antecedentes, entre otros.
Control de Acceso WhatsApp / App web / App móvil Visitantes, contratistas, proveedores Nombre, tipo y número de documento, empresa,
persona visitada, fecha y hora de ingreso/salida.
Gestión de Contratistas, Proveedores y Visitantes App web / App móvil (login usuario y clave) Funcionarios y administradores del Cliente Credenciales de acceso. Visualizan datos de contratistas,
proveedores y visitantes ya cargados.
NAVA Skills — Administrador App web (login usuario y clave) Administrador del Cliente Configura cursos. Sube información de trabajadores:
nombre completo, cédula, número de celular/WhatsApp.
NAVA Skills — Trabajador WhatsApp Trabajadores del Cliente Número de cédula (autenticación).
Nombre, celular (precargados por administrador).
Resultado y calificación de evaluaciones.

DATO SENSIBLE: El módulo de Gestión de Contratistas y Proveedores puede incluir exámenes médicos ocupacionales y antecedentes judiciales. Su tratamiento se realiza exclusivamente con autorización previa y expresa del Titular.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

5.1. Datos de contratistas y proveedores

  1. Verificar el cumplimiento de requisitos legales, contractuales y de seguridad exigidos por el Cliente.
  2. Gestionar y archivar documentos de habilitación.
  3. Elaborar informes de cumplimiento y reportes de desempeño.
  4. Controlar el acceso a las instalaciones del Cliente.
  5. Transmitir información al Cliente o subclientes para revisión y aprobación.
  6. Almacenar y procesar datos en infraestructura AWS.

5.2. Datos de visitantes

  1. Administrar el ingreso y salida de personas.
  2. Generar registros de trazabilidad de visitas.
  3. Controlar el acceso mediante WhatsApp o aplicación.

5.3. Datos de funcionarios y administradores del Cliente

  1. Autenticar el acceso al Software NAVA.
  2. Registrar actividad para auditoría y seguridad.
  3. Gestionar configuraciones y permisos.

5.4. Datos de trabajadores del Cliente en NAVA Skills

  1. Autenticar la identidad del trabajador.
  2. Entregar cursos y evaluaciones.
  3. Registrar resultados y calificaciones.
  4. Generar certificados.
  5. Permitir seguimiento por parte del empleador.
  6. Cumplir obligaciones legales en capacitación.

6. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

6.1. Contratistas, proveedores y visitantes

Los datos son suministrados por el Cliente, quien actúa como Encargado del Tratamiento y garantiza haber obtenido la autorización previa, expresa e informada de los Titulares.

6.2. Trabajadores del Cliente en NAVA Skills

LOGYKOS obtiene la autorización directamente del trabajador durante el flujo de autenticación en WhatsApp.

AVISO DE TRATAMIENTO — NAVA Skills

LOGYKOS S.A.S. (NIT 901.785.261-2) tratará sus datos personales (nombre, cédula, celular y resultados de evaluación) con la finalidad de gestionar su proceso de capacitación asignado por su empleador, generar su certificado y reportar resultados al administrador de su empresa.

6.3. Datos sensibles

Para el tratamiento de datos sensibles, el Cliente garantiza contar con la autorización explícita del Titular.

7. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

Los datos personales son almacenados en servidores de Amazon Web Services (AWS) ubicados en los Estados Unidos de América.

  1. AWS cuenta con certificaciones internacionales de seguridad.
  2. LOGYKOS ha suscrito los acuerdos de procesamiento de datos correspondientes.
  3. Los datos no son vendidos ni cedidos a AWS.
  4. Los titulares son informados de esta transferencia internacional.

Adicionalmente, el canal de WhatsApp es operado por Meta Platforms Inc. (EE.UU.), cuyas políticas también resultan aplicables al uso de dicho canal.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo Titular tiene los siguientes derechos:

Derecho Descripción
Acceso Conocer qué datos personales suyos están siendo tratados por LOGYKOS.
Actualización y rectificación Solicitar la corrección de datos parciales, inexactos o incompletos.
Supresión Solicitar la eliminación de sus datos cuando no sean necesarios para la finalidad que motivó su recolección, salvo obligación legal de conservarlos.
Revocatoria Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, en cualquier momento, siempre que no exista impedimento legal.
Queja ante la SIC Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante LOGYKOS.
Prueba de autorización Solicitar copia de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.

9. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

9.1. Consultas

El Titular podrá formular su consulta por los siguientes medios:

  • Correo electrónico: logykoss@gmail.com
  • Dirección: CL 77 B No. 57-103, Piso 10, Ofc Regus, Edf. Green Tower, Barranquilla, Colombia.
  • Horario: Lunes a viernes de 8:30 AM a 12:00 M y de 2:00 PM a 6:00 PM.

LOGYKOS responderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la recepción de la solicitud, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales informando las razones.

9.2. Reclamos (actualización, corrección, supresión y revocatoria)

La solicitud deberá incluir:

  1. Identificación del Titular.
  2. Datos de contacto.
  3. Descripción de los datos objeto del reclamo.
  4. Descripción de los hechos.
  5. Documentos de soporte.

LOGYKOS resolverá en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales. Durante el trámite se incluirá la leyenda “reclamo en trámite” en la base de datos.

9.3. Casos especiales de NAVA Skills

Los trabajadores del Cliente que deseen ejercer sus derechos sobre los datos tratados en NAVA Skills podrán hacerlo directamente ante LOGYKOS a través de los canales indicados, o mediante el administrador de su empresa. LOGYKOS coordinará con el Cliente la atención del requerimiento.

10. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

10.1. Información considerada confidencial

Se considera Información Confidencial toda aquella que el Usuario visualice, consulte o reciba al utilizar el Software NAVA, incluyendo:

  • Datos de contratistas, proveedores y visitantes del Cliente.
  • Documentos de cumplimiento: certificados, pólizas, exámenes médicos y antecedentes.
  • Resultados de evaluaciones y certificados de capacitación de NAVA Skills.
  • Información operativa, logística o administrativa del Cliente o sus subclientes.
  • Funcionalidades, flujos, configuraciones e integraciones técnicas del software.
  • Conversaciones e intercambios realizados en el canal de WhatsApp.

10.2. Obligaciones de LOGYKOS

  1. Implementar medidas técnicas, administrativas y organizacionales para proteger la Información Confidencial contra acceso no autorizado, alteración o destrucción.
  2. Utilizar la Información Confidencial exclusivamente para la prestación del servicio contratado.
  3. No divulgar la Información Confidencial a terceros sin autorización expresa del Cliente, salvo mandato legal o judicial.
  4. Notificar al Cliente cualquier brecha de seguridad que pueda comprometer la Información Confidencial.
  5. Garantizar que solo el personal autorizado de LOGYKOS acceda a la información bajo acuerdos internos de confidencialidad.

10.3. Obligaciones del Usuario

  1. Utilizar el acceso al Software NAVA exclusivamente para los fines autorizados.
  2. Mantener en reserva las credenciales de acceso.
  3. No compartir, reenviar ni divulgar Información Confidencial a terceros no autorizados.
  4. No realizar capturas de pantalla o grabaciones sin autorización expresa.
  5. Notificar cualquier uso no autorizado detectado.
  6. Proteger el dispositivo desde el cual accede al canal de WhatsApp.

10.4. Vigencia de la confidencialidad

Las obligaciones de confidencialidad se mantendrán durante el período de uso del Software NAVA y por dos (2) años adicionales contados desde la última sesión registrada o desde la terminación del contrato entre el Cliente y LOGYKOS, lo que ocurra primero.

11. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL TRATAMIENTO

Actor Rol Responsabilidad principal
LOGYKOS S.A.S. Responsable del Tratamiento Determina finalidades y medios del tratamiento. Garantiza la seguridad de la plataforma y el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
AWS (Amazon Web Services) Encargado técnico (subprocesador) Provee infraestructura de almacenamiento en la nube. No accede ni utiliza los datos para fines propios.
Meta / WhatsApp Proveedor del canal de comunicación Gestiona la mensajería bajo sus propias políticas de privacidad.
El Cliente Encargado del Tratamiento Obtiene autorizaciones y administra la información cargada en la plataforma.
Administrador del Cliente Usuario con permisos elevados Configura cursos, sube nóminas y administra la plataforma.
Funcionario / Trabajador Usuario final Accede y consulta información conforme a los permisos asignados.

12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, LOGYKOS ha adoptado las siguientes medidas:

  • Almacenamiento en AWS con cifrado en tránsito (TLS) y en reposo.
  • Autenticación por usuario y contraseña para aplicación web y móvil.
  • Autenticación por número de cédula en NAVA Skills.
  • Control de acceso por roles y permisos.
  • Registro de actividad (logs) para auditoría.
  • Protocolo de respuesta ante incidentes de seguridad.
  • Acuerdos de confidencialidad con el personal interno.

13. RETENCIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que motivaron su recolección y durante la vigencia del contrato con el Cliente.

Una vez terminado el contrato, los datos serán eliminados o devueltos al Cliente dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes, salvo obligación legal de conservación.

Los resultados de evaluaciones y certificados de capacitación de NAVA Skills se conservarán durante la vigencia del contrato y por el período adicional requerido para efectos de cumplimiento laboral, sin exceder lo permitido por la normativa aplicable.

14. CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO

  1. Suspensión o cancelación inmediata del acceso al Software NAVA.
  2. Reporte al Cliente del incumplimiento detectado.
  3. Inicio de acciones legales civiles y/o penales.
  4. Reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio u otras autoridades competentes.

15. ACTUALIZACIONES DE LA POLÍTICA

LOGYKOS se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento para adaptarla a cambios normativos, tecnológicos o en las condiciones del servicio.

Las modificaciones serán comunicadas mediante aviso en la plataforma NAVA, canal de WhatsApp, publicación en www.navapro.com.co o notificación directa al Cliente.

16. ÁREA RESPONSABLE Y DATOS DE CONTACTO

Correo electrónico logykoss@gmail.com
Teléfono +57 324 644 3922
Dirección CL 77 B No. 57-103, Piso 10, Ofc Regus, Edf. Green Tower, Barranquilla.
Horario Lunes a viernes, 8:30 AM – 12:00 M y 2:00 PM – 6:00 PM.
Sitio web www.navapro.com.co
Autoridad de control Superintendencia de Industria y Comercio – www.sic.gov.co

17. LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN

Esta Política se rige por las leyes de la República de Colombia, en especial por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y la Ley 1266 de 2008.

Para la resolución de cualquier controversia derivada de su interpretación o aplicación, las partes se someten a la jurisdicción de los jueces y tribunales competentes de la ciudad de Barranquilla, Colombia.

Solicitar Demo

Navega

¿Qué es NAVA?

¿Por qué NAVA?

Soluciones

Planes

Contáctanos

Privacidad y términos

Soluciones

Gestión Documental

Validación de Cumplimiento

Control de Acceso

Escuela NAVA

Una solución de: